KanbanCakes es una dinámica grupal para aprender Kanban de forma divertida y experimentando las prácticas. ¡Todo lo que necesitas para facilitarlo está aquí! Luego de la intro, encontrarás la guía de facilitación presencial y luego la guía online (Miro y Mural). Al final encontrarás información adicional.
Introducción
El ejercicio consiste en simular el proceso de una repostería, analizar métricas y mejorar el flujo incrementalmente.
Con casi 10 años de trayectora, KanbanCakes tiene excelentes resultados. Cada vez que lo facilito puedo ver cómo se genera ese momento «ahá» donde se logra entender cómo funcionan las prácticas centrales de Kanban: el sistema de pull, el límite de WIP, como «gestionar el flujo», prevenir cuellos de botellas, mirar las métricas e implementar mejoras sistémicas. Aunque se explique y muestre ejemplos, sólo se termina de entender cuando se pone en práctica.
La dinámica se desarrolla en dos o tres iteraciones que representan jornadas laborales de la repostería. Cada una contempla: simulación, observación del flujo, resultados y métricas, retrospectiva y conceptos para mejorar el flujo.
Diseñé y facilité por primera vez KanbanCakes en las Jornadas Nacionales de Metodologías Ágiles 2016 y luego en muchos otros eventos comunitarios Lean Fest Nights, Semana de la Agilidad, Comunidad Kanban Argentina, en clases universitarias y talleres de capacitación de Lean y Kanban.
Storytelling de la Simulación
Se introduce la dinámica contando la siguiente historia: se trata de una repostería de pueblo que vende pasteles frescos y artesanales, hechos en el día sin conservantes. Lo que no se vende en el día se desecha. Sus pasteles se han hecho tan populares que es parada obligada de los turistas que pasan por el pueblo. La creciente demanda es fuente de demoras y reclamos. Por lo que vamos a emplear Kanban para ayudar a estar repostería.
La primera tarea será «hacer visible el flujo», para lo cual mapeamos el flujo de valor (ya lo tenemos armado) tal cual es y los tiempos promedio que lleva cada actividad. Aquí estamos aplicando Kanban sin cambiar el flujo (aún).
Guía para la Facilitación Presencial
Sugiero planificar entre 1 y 1:30 horas para la dinámica. Es una dinámica acorde para grupos de 5 a 20 participantes en un solo tablero y una sola persona facilitando.
A grandes rasgos:
- Con anticipación preparar el espacio de trabajo.
- Comenzamos narrando el storytelling y explicando la dinámica.
- Se distribuyen los dos roles .
- Los clientes hacen los pedidos.
- Comienzan las iteraciones.
Los participantes adoptan dos roles.
- Empleados: Se asigna una o dos personas a cada actividad (según cantidad de participantes). Su tarea es tomar un solo pedido por vez para procesar. Para esto toma un sticky de su columna, cuenta la cantidad de segundos indicada y la pasa a la siguiente columna.
- Clientes (solo en la versión presencial y si hay más de 5 personas). Quienes no son empleados, son clientes. Al inicio completan la columna de pedidos. Con ayuda de su celular, los clientes inician un cronómetro cuando su pedido es atendido (lo toma el primer empleado) y detiene el cronómetro cuando está entregado para registrar el Lead Time.
- Si hay hasta 5 personas, la persona facilitando puede hacer de cliente. En este caso tarea es asegurarte de que siempre hay pedidos en espera. No se registra la duración de las tareas.
Preparación del Espacio Físico
Dispone de una pared de 4 metros de ancho y espacio libre para moverse delante de ella (como se ve en la foto). Asegúrate de que no haya obstáculos. Se requieren 100 stickie notes, cinta de papel de color de enmascarar (que no dañe las paredes).
Si eres muy detallista y cuentas con impresora puedes imprimir sobre stickies dibujos de tortas y enumerar los pedidos. Sino, bastará con escribir a mano sobre los stickies. En el descargable se encuentran todos los materiales para esto.
Pega en la pared la Cadena de Valor de la repostería, marca los límites del sistema y traza un tablero Kanban básico.
Inicio
- Comenzamos narrando el storytelling y explicando la dinámica.
- Se distribuyen los dos roles. Y los «empleados» se ubican en una de las estaciones.
- Los clientes hacen los pedidos.
- La simulación puede comenzar con un pedido en cada columna en curso para acelerar el proceso.
Iteraciones
Para cada iteración, 5 minutos son suficientes. El uso de un metrónomo acelerado a 100 bpm ayuda también a seguir un ritmo dinámico. Para musicalizar utilizo este tema, por su ritmo y duración justa.
Mostrar un timer visible para todos. Luego de cada iteración los pedidos deben regresar a su estado inicial.
Iteración Cero:
Recomiendo comenzar con una iteración de práctica (1 minuto) para que los participantes comprendan mejor y practiquen antes de comenzar con la iteración.
Iteración 1: Lunes
Durante la simulación es importante que los clientes observen y cronometren sus pedidos como así también identificar como se desarrollan los cuellos de botella.
Luego de la simulación analizamos los resultados. Los tiempos establecidos llevan a que se genere un cuello de botella en el Decorado, mientras que la persona en Packaging estará ociosa la mayor parte del tiempo.
Registramos y vemos las métricas. Podemos emplear la planilla de métricas que encontrarás al final y grafica automáticamente los resultados.
Con respecto al Lead-Time resulta interesante conocer el del primer pedido completado y el del último que se completó. Resulta muy ilustrador ver como el Lead-Time no es estable en esta primera iteración, sino que va en aumento. Lo que denota que la repostería no tiene un ritmo sostenible, no es predecible y no podrá mantener los tiempos de entrega. Si continuaramos así el Lead-Time crecería indefinidamente.
Retrospectiva: en la retrospectiva preguntamos qué se observó y qué conclusiones hay, para evaluar posibles soluciones.
Iteración 2: Martes
Reiniciamos el tablero: regresamos los pedidos a la columna inicial
Para la segunda iteración, introducimos el concepto de “pull” y el de «limitar WIP», y para demostrarlo vamos a subdividir cada columna en dos: “en curso” y “hecho”.
Ahora, el empleado tomará el trabajo de la columna “hecho” de la estación anterior en lugar de recibir el trabajo directamente en su columna. De esta manera se puede ver el tamaño del buffer (cola) en cada momento y la cantidad de trabajo en curso.
Además, vamos a poner un límite de WIP para cada etapa. Los empleados deberán entender cómo actuar cuando su actividad llegue al límite, aunque sus pedidos estén “hechos”.
Nuevamente actualizamos las métricas, analizamos los resultados y hacemos la retrospectiva.
Vamos a notar que el Lead-Time ahora se mantiene más estable. Lo que representa un ritmo sostenible de trabajo. También vamos a notar menor desperdicio y mejores resultados económicos.
Un aprendizaje a incorporar es que una estación del proceso NO tiene que ser el puesto de una persona, sino que es el flujo del producto. Por lo tanto, cualquiera podría ayudar donde el flujo está atascado. La persona ociosa podría ayudar a la persona saturada..
Naturalmente las personas podrían sugerir contratar más personas, sin embargo, esto debería ser el último recurso. En este caso logramos eliminar el cuello de botella con la misma cantidad de personas. Si la persona en Packaging si está ociosa ayuda en el Decorado.
Iteración 3: Miércoles
En la iteración 3, podemos fomentar la colaboración entre los empleados de decorado y packaging. En esta simulación entonces vamos a unificar ambas columnas y sumar los tiempos de cada una, mejorando así los resultados.
Además, sumamos otro concepto: Clase de Servicio. Creamos una fila exclusiva para pedidos Express. Estos pedidos son más prioritarios y se venden a mucho más dinero. Luego de la iteración contabilizar los resultados económicos teniendo en cuenta los precios correspondientes.
Si deseas hacer una iteración adicional, se pueden experimentar con otros cambios e implementar el concepto de “impedimentos”. El facilitador pone algunos bloqueos, que requiere colaboración del equipo. Se representa con un post-it de otro color sobre un pedido.
Cómo facilitarlo Online (Miro y Mural)
En forma online, con uso de breakout rooms puedes armar grupos de entre 4-8 personas. Cada una con una persona facilitando. De esta manera puedes armar todos los grupos que necesites sin limite de participantes. El tiempo recomendado es de 1hr con dos iteraciones o 1.30 hr para hacer tres.
Tanto en Miro como en Mural es muy similar y tienes las plantillas para ambas plataformas. La Dinámica es similar a la explicada para el formato presencial. La siguiente explicación está hecha con la versión de Mural.
No te pierdas este video explicativo:
Preparación del espacio (Virtual con Miro o Mural)
Puedes emplear cualquier plataforma de videoconferencia (Meet, MS Teams, Zoom, etc) y Miro o Mural. La cuenta gratuita es suficiente.
Comienza creando tu tablero a partir de una de las plantillas (más abajo encontrarás los links). No olvides adaptarla a tus necesidades.
Para las métricas puedes emplear la misma planilla que usamos en el taller presencial. Al final del post encontrarás la descarga.
Inicio
- Comenzamos narrando el storytelling y explicando la dinámica.
- En las breakout rooms, las personas se ubican en una de las tareas de la repostería.
Iteraciones
Para cada iteración, 5 minutos son suficientes. Emplea el timer del tablero.
Luego de cada iteración, el facilitador hace visible el siguiente tablero (ubicado más abajo), y nos movemos a éste y dejamos el anterior intacto.
Iteración Cero:
Recomiendo comenzar con una iteración de práctica (1 minuto) para que los participantes comprendan mejor y practiquen antes de comenzar con la iteración.
Iteración 1: Lunes
Luego de la simulación analizamos los resultados. Los tiempos establecidos llevan a que se genere un cuello de botella en el Decorado, mientras que la persona en Packaging estará ociosa la mayor parte del tiempo.
Registramos y vemos las métricas. Con respecto al Lead-Time resulta interesante conocer el del primer pedido completado y el del último que se completó. Resulta muy ilustrador ver como el Lead-Time no es estable en esta primera iteración, sino que va en aumento. Lo que denota que la repostería no tiene un ritmo sostenible y no podrá mantener los tiempos de entrega. Si continuaramos así el Lead-Time crecería indefinidamente.
Retrospectiva: en la retrospectiva preguntamos qué se observó y qué conclusiones hay, para evaluar posibles soluciones.
Iteración 2: Martes
Nos movemos al siguiente tablero
Para la segunda iteración, introducimos el concepto de “pull” y el de «limitar WIP», y para demostrarlo vamos a subdividir cada columna en dos: “en curso” y “hecho”.
Ahora, el empleado tomará el trabajo de la columna “hecho” de la etapa anterior en lugar de recibir el trabajo directamente en su columna. De esta manera se puede ver el tamaño del buffer (cola) en cada momento y la cantidad de trabajo en curso.
Además, vamos a poner un límite de WIP para cada etapa. Los empleados deberán entender cómo actuar cuando su actividad llegue al límite, aunque sus pedidos estén “hechos”.
Nuevamente actualizamos las métricas, analizamos los resultados y hacemos la retrospectiva.
Vamos a notar que el Lead-Time ahora se mantiene más estable. Lo que representa un ritmo sostenible y predecible de trabajo. También vamos a notar menor desperdicio y mejores resultados económicos.
Un aprendizaje a incorporar es que una etapa del proceso NO tiene que ser el puesto de una persona, sino que es el flujo del producto. Por lo tanto, cualquiera podría ayudar donde el flujo está atascado. La persona ociosa podría ayudar a la persona saturada..
Naturalmente las personas podrían sugerir contratar más personas, sin embargo, esto debería ser el último recurso. En este caso logramos eliminar el cuello de botella con la misma cantidad de personas. Si la persona en Packaging si está ociosa ayuda en el Decorado.
Iteración 3: Miércoles
En la iteración 3, podemos fomentar la colaboración entre los empleados de decorado y packaging. En esta simulación entonces vamos a unificar ambas columnas y sumar los tiempos de cada una, mejorando así los resultados.
Además, sumamos otro concepto: Clase de Servicio. Creamos una fila exclusiva para pedidos Express. Estos pedidos son más prioritarios y se venden a mucho más dinero. Luego de la iteración contabilizar los resultados económicos teniendo en cuenta los precios correspondientes.
Plantillas
Métricas (Presencial y Online)
Aprender las métricas de Kanban es una parte relevante de este workshop, pero no es obligatorio. Puedes saltearte esta sección si consideras que no es relevante para tu grupo o no tienes mucho tiempo.
En la versión presencial, puedes proyectar la hoja de cálculo o hacer las métricas a mano en un rotafolio. En la versión online, puedes compartir pantalla para mostrar la hoja de calculo. Pero también puedes hacer algo más simple en el mismo tablero.
Luego de cada iteración actualizamos el tablero y el gráfico.
Las métricas que contemplamos son:
- El Throughput: Se cuentan los post-its en “Delivery”. Cuantos más pedidos entregados mayor es la productividad..
- El Work In Process (WIP): Se cuentan los post-its que entraron al tablero (A mayor WIP mayor costo operativo y menor eficiencia. Además, el Lead-Time promedio será mayor.
- El Lead-Time: Registrar los lead-time del primer y último pastel entregados. Comparar esos tiempos y analizar si se mantiene estable o crece. Esta información la obtendremos preguntando a los clientes.
- Resultado económico: Los pasteles tienen un precio de venta y un costo por desperdicios de pastel no entregado. Así podremos obtener el resultado económico del ejercicio.
Cierre
Cerrar el ejercicio con una conclusión generada por el grupo en base a la experiencia. Basarse en los Principios de Kanban y el foco en entregar valor al cliente
Aclaración: La simulación no pretende ser una demostración científica del funcionamiento de Kanban, sino una dinámica interactiva y didáctica para entender los conceptos de forma práctica. Los resultados pueden variar cada vez por diversos factores como el error humano.
Agradecimientos a @julibetancur por las ilustraciones! @jolycent y @lamothe30 por las fotos, a @bastianhell por ayudarme en la facilitación!
Otras Plataformas
Si por algún motivo no puedes emplear Mural y Miro. Distintas personas me comentaron que lo facilitaron con éxitos en otras herramientas como Trello e incluso Canva.
Licencia de Uso y Créditos
Esta dinámica y materiales, tanto en su versión presencial y virtual están enmarcadas en la licencia de uso “Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0)” de Creative Commons.
Si incluyes esta dinámica dentro de un taller o capacitación pago, debes abonar 20 usd por cada vez que lo facilites en concepto de regalías por derecho de autor. Es una manera de reconocer y retribuir el esfuerzo invertido en el diseño de esta herramienta. Puedes solicitar factura si lo necesitas.
Puedes utilizar este material libremente y gratis para fines educativos y no comerciales (dentro de tu dentro de tu organización (empresa, universidad, gobierno, ONG) y eventos comunitarios gratuitos de cualquier tipo. Por favor al publicar en las redes sociales emplear la etiqueta #KanbanCakes.
También puedes considerar una donación en forma de agradecimiento.
Escribime contándome tu experiencia y feedback para mejorar esta dinámica que está en continuo desarrollo.
Camino Agil - Tu camino a la Agilidad 
muy bueno, gracias!
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BUenisimo! lo voy a hacer, jejeje
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Muy bueno, ya no estan las imagenes, si podrias compartirlas
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Este comentario ha sido eliminado por el autor.
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Gracias Carlos, ya está corregido el link!
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Se podría asignar un número del 1 al 6 a muchos post-it, y aleatoriamente con un dado afectar a más de un post-it en el tema del bloqueo.
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