Kaizen Board y Patologías de Retrospectivas

El Kaizen Board es una herramienta visual, simple y poderosa. Basada en principios ágiles facilita la efectividad de las Retrospectivas Ágiles, prevenir algunas patologías comunes y agregar una pizca de sabor para probar algo nuevo motivando al equipo a seguir mejorando.

La Retrospectiva es un momento crítico para un equipo ágil. En ella el equipo debate sobre los distintos aspectos que funcionan bien y aquellos aspectos que deberían ser modificados. El objetivo es ir adaptando la dinámica de trabajo para mejorar continuamente y superar los problemas.Cumplir con ese objetivo no es tarea fácil: algunas malas prácticas, anti-patrones o como me gusta llamarlo: patologías, afectan a la dinámica.

Patologías de una Retrospectiva:

Una patología típica se presenta cuando la retrospectiva se centra en protestar, criticar, reclamar o lamentarse por los problemas, adoptando un rol de víctima. Así, la retrospectiva cae en una sesión de catarsis o terapia de grupo y no se cumple con el objetivo de la retrospectiva. Llamamos a esta patología «Muro de los Lamentos».

Otra patología se manifiesta luego de una retrospectiva -aparentemente- exitosa: cuando las personas involucradas dedican poco o nada de tiempo a los cambios comprometidos. En las siguientes retrospectivas es muy probable que los problemas se repitan una y otra vez. Esta situación intoxica la reunión: además de improductivo es estresante hablar siempre de los mismos problemas. El equipo tiene un meta-problema: el problema de no actuar sobre los problemas o de cumplir con los compromisos.

Pasos para usar el Kaizen Board:

El uso correcto de esta herramienta puede ayudar a las patologías.

Preparativo: Copiar el dibujo de la foto en una hoja tamaño A3. Pegarlo en un cartón o superficie rígida de manera que sea trasladable y durable. Debe durar en un equipo por mucho tiempo.

1) En la reunión de retrospectiva explicar que el objetivo de la reunión es decidir una, dos o tres acciones concretas para solucionar o reducir el o los problemas que más afectan al equipo.

2) La retrospectiva se conduce con la metodología elegida para identificar y priorizar los problemas, descubrir causas raíz y decidir acciones correctivas.

3) Los miembros del equipo deben escribir a mano las acciones comprometidas sobre una tarjeta o ficha. Una ficha corresponde a una acción para un problema determinado. Es importante ser explícito en las acciones (Quién, Qué, Cuando) y también se recomienda pensar ¿Cómo sabemos cuando esta tarea está cumplida y cómo sabremos si funcionó? Las acciones se deben priorizar de mayor a menor importancia. El máximo posible es 3. En caso de haber más seleccionar las tres más importantes.

4) Las fichan se pegan sobre el Kaizen Board respetando el orden de prioridad decidido por el equipo. El primero debe ser el que más afecta al equipo.

5) En un Post-it escribir el estado inicial de cada tarea: «No iniciado» o «Pendiente» en un post-it color Celeste. Actualizar el número de Sprint.

6) Luego de la reunión de retrospectiva es importante colocar el Kaizen Board bien visible junto al tablero de tareas del equipo o donde el equipo haga la Daily Meeting.

7) En cada Daily Meeting se debe chequear el estado de cada una de las acciones no completadas y actualizar el «estado» cambiando el Post-It. Utilizar un color de Post-it representativo para cada estado: Celeste: No Iniciado, Amarillo: tarea en curso normal, Verde: completado, Rojo: tarea bloqueada / impedimento.

8) En la siguientes retrospectivas se debe llevar el Kaizen Board. Al comienzo revisar las tareas y su estado. Si hay tareas incompletas, debatir sobre la habilidad del equipo para completar tareas de mejora. Detectar las causas y tomar decisiones al respecto.

9) Actualizar el contador del Kaizen Board: Por cada acción completada y con resultado positivo hacer una marca en la barra de «Éxito/Success» en color Verde. Caso contrario hacer una marca en la barra de «Fallo / Fail» en Rojo. No siempre se puede decir objetivamente si el resultado fue positivo. Lo que importa para este ejercicio es la percepción subjetiva del equipo.

10) Escribir sobre un Post-it pequeño el porcentaje de efectividad: cantidad de éxitos sobre total de acciones o cambios realizados. Esta métrica se va actualizando con el correr de las iteraciones y acumulación de acciones. No es un concepto real de efectividad pero aporta un dato extra en cuanto a la cantidad de acciones realizadas y la percepción del equipo sobre la utilidad de las mismas.

11) Cuando se alcance un número objetivo de acciones positivas, el equipo puede celebrarlo.

12) Las tarjetas o fichas con acciones ya completas se pueden archivar en una caja para referencia futura. Revisar luego de mucho tiempo las acciones realizadas y recordar problemas ya superados permite apreciar el camino recorrido por el equipo y dimensionar la mejora total.

Principios del Kaizen Board:

El Kaizen Board se basa en principios ágiles:

1) Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Adapt). En este caso es Identificación del Problema y Causas; Planificar una o más acciones correctivas; Ejecutarlas; Chequear situación actual; Volver a iterar.

2) Orientado a la acción: requiere explicitar acciones concretas que el equipo o una persona en particular va a realizar antes de la siguiente retrospectiva para mejorar o resolver un determinado problema discutido en la reunión.

3) Compromiso: Las acciones son escritas en puño y letra por los miembros del equipo sobre una tarjeta o ficha de cartulina. Esto refuerza el compromiso sobre la misma.

4) Foco: Se limita la cantidad de acciones a un máximo de tres. De esta manera permite enfocarse sólo en los problemas más importantes, incrementando la efectividad.

3) Priorización: El equipo debe pensar qué problema es más importante que otro.

4) Visibilidad: Pone visible las tareas comprometidas y el estado actual de las mismas, al mismo nivel que el tablero de tareas del equipo.

5) Seguimiento: Las acciones se revisan cada día como parte de la Daily Stand-up Meeting.

6) «Low-Tech»: no requiere tecnología, es fácil de hacer con una hoja y marcadores. Utiliza la práctica de la Facilitación Gráfica.

7) Gamificación y Métrica: Se contabiliza gráficamente el resultado de la acción generando una métrica de efectividad del equipo.

8) Código de Colores: permite usar colores para identificar visualmente el estado de cada tarea.

9) Esta herramienta aprovecha la técnica de los Post-Its. Poner un post-it de Completado en una tarea conduce a un sentimiento de satisfacción.

Comentario Final

Kaizen Board es una herramienta. Como tal, no soluciona las problemas por sí sola. Pero sí facilita cuando se la usa correctamente. La herramienta ayuda a enseñar los principios mencionados y ayudar al equipo a adoptarlos, superando así las patologías mencionadas.